为了实现上述管理目标，必须强化对"流"的控制，即信息流、商流、资金流、物流。这四种"流"实际涵盖了外贸业务的方方面面，它们既独立体现，又和谐统一。在系统中具体表现如下：
1、信息流
在南北ERP系统中，强调的是信息流、商流、资金流和物流的整合。其中，信息流最为重要，它在一个更高的位置上实现对流通过程的监控。系统中的信息流由客户、商品和交易等基础信息及这些信息资源的收集、管理、利用构成。
客户信息管理
客户关系管理作为ERP系统的一个必不可少的支撑点，日益受到大家的关注和重视。因为它的管理直接关系到一个企业的销售业绩，它的管理目标是重新整合企业的客户信息资源，使原本"各自为战"的不同部门的人员开始真正地协调合作，并与客户建立起持续、友好的个性化联系，成为围绕着"满足客户需求"这一中心要旨的强大团队。
系统中财务与业务共同使用同一个客户数据表，统一编码管理客户信息，如名称、地址与联系人等,但根据客户性质不同，系统将客户区分为国外（内）客户、国外（内）供应商、加工企业、国外（内）合作方等，不同性质的客户对应不同的外贸业务，如国外客户对应出口合同。通过客户分类，企业构建规范的客户信息库，整合用户信息资源，使统计查询更加准确清晰，同时便于追踪客户服务情况。
系统采用的客户管理模式为多层管理，即"系统客户-部门（个人）客户"，这样既保证了客户资源的公司化，在全公司内部达到资源共享，也保护了业务员本人对客户私人资料的保密性（严格的权限设置保证客户资料绝无泄密的可能）。从而为客户提供更快速周到的优质服务，吸引和保持更多的客户作出保证。
系统不仅仅可根据客户业务数据对客户（供应商、工厂）等进行审核，如客户与公司的成交情况,生产厂商对商品的报价以及过去履约情况。还可以结合财务实际发生数据追踪业务实际执行情况，进一步考核评定客户资信状况与履约能力等，并及时追踪客户服务情况，以保证合同的正常履行。评审结果进入客户（供应商、工厂）公共信息库。
商品信息管理
商品信息作为信息资源，是企业信息化建设的重要组成部分，同时也是电子商务中不可缺少的重要环节。只有规范的商品信息管理，才能保证业务信息的准确性与真实性，才能提供决策者准确的管理数据。
★ 商品系统的管理与客户信息管理类似，对商品的管理分?quot;系统商品-部门（个人）商品"，便于业务人员管理所属商品信息，并简化业务操作。
★ 财务系统与业务系统使用同一个商品表，统一编码管理商品信息，便于统计分析商品流通情况
其它基础信息管理
★ 配额管理：可以管理公司出口商品配额的分配及使用情况。
★ 船期管理：海运船期信息维护、空运航班信息维护。业务人员通过此模块查询了解船期情况，合理组织安排出口货物外运，缩小有效运输时间、最终减少不必要的运输费用。
★ 船运管理：对船运公司的名称、地址、联系人、报价和航线等信息的管理。设置每个航线的运费，在报价时自动计算。
★ 开证银行管理：开证银行信息管理，内容包括开证银行名称、联系人以及银行对公司的授信额度管理。
★ 保险代理管理：对保险代理的名称、地址、联系人、报价等信息的管理。
★ 其它：类似的资料管理包括贸易国别、价格币制及汇率管理使业务人员更加得心应手的处理日常工作。
2、 物流
物流的英文名称是"physical distribution"，直译为中文就是"实体流通"。它是为商流服务，是实现"以客户为中心"理念的根本保证。只有真正的加快物流速度，提高物资的利用率，才能保证快速反应客户需求，才能保证服务质量。
根据外贸公司的特点，有人会说，我们没有物流，因为我们不管货物的流通。但实际上，物流的管理并不仅仅是货物的流通，它还包括货物流转过程中的信息管理。如安排运输路线、报运信息等等都属于物流的范畴。南北ERP系统对于物流的管理包括备货、出运、检验、到货、出入库。是指从出口合同备货、验货到对外报运的一整套信息管理及查询。这样既保证了信息系统的完整性，还可以监控整个的物流流转，而且在信息流转过程中，可根据业务数据自动生成入出库单，查询库存商品情况，从而进一步简化业务操作。
3、 资金流
对贸易中的重要部分-货币支付环节及其管理构成"资金流",它的管理是按资金需求和资金回笼预测，对流动资金实行部门定额管理（如按下达的资金使用计划），通过内部银行进行资金使用的"罚、贷、存"息处理,以达到降低资金使用成本，科学合理的使用资金的管理目的。。
南北ERP系统对资金的管理控制表现为"集团-部门-个人"管理，具体如下：业务员做出用款计划和收款计划，或对一笔业务做出预核算表，并及时查询财务收付款情况和核算情况；部门汇总业务人员用（收）款计划，根据财务所下达资金额度表，做出部门支付计划表，提交资金管理人员处理；财务人员根据部门资金定额和集团资金实点数，并参考未来收款情况，下达部门额度表；而在集团管理上，通过跨套帐的数据查询，通过各部门数据的汇总，可提前了解集团的某个时间点上或某个时间段上的资金压力，作出适当的资金安排。
对于具体的每一笔业务收付款，系统根据业务种类将付款区分为多种类型，如外销费用，收购货款以及储运付款等。而且针对每种付款类型，系统都规定了严格的付款流程。从业务人员提交付款申请单，经审批（审批必须经过业务与财务）与财务人员核准后对外付款，审批时可查询客户往来数据（包括业务和财务真实发生的往来数据）作为参考，并可根据业务数据直接生成财务凭证。
资金管理的内容包括：收付款(汇)，用款计划、支付预测；预收款管理、备查帐；收汇计划、完成情况；预算、核算及监控。
4 、商流（业务流）
进出口贸易的自始至终的所有商务环节及文件管理构成"商流（业务流）"，换句话说就是将业务电脑化的过程，借助软件功能开展日常工作，最终达到以数据为实的目的，避免部门间凭空的扯皮。
系统将进出口业务流程化，在整个的业务流程中，具体的业务被抽象为不同的业务环节（或控制点），不同的人员负责不同环节的业务，比如说，业务员负责合同，储运人员负责制单等，财务负责收付款，而数据在各个环节中流动。通过流程化控制，使业务有序流动，各部门人员协调运作，从而提高工作效率。